Por Néstor Altuve (Fuentes Consultadas: En Herramientas y al Final)

A continuación, seis consideraciones importantes que se deben tener en cuenta al presupuestar un proyecto de transformación digital.

1. Identificar, priorizar, definir el(los) proyecto(s) y quienes participarán: Es mucho más fácil obtener el visto bueno y aprobación del presupuesto identificando y priorizando el(los) proyecto(s) más relevante(s). En empresas grandes, muchos proyectos compiten por el mismo presupuesto y por tal motivo es crucial conocer la visión estratégica, alineada con la de la organización, de los responsables de revisar y aprobar los presupuestos de modo que puedan asignar proyectos a los equipos adecuados. Contar con las personas correctas en un proyecto es de vital importancia en este punto, porque las capacidades del equipo pueden convencer de las probabilidades de éxito a los encargados de revisión y aprobación de las necesidades financieras. Comunicar el historial de las personas claves en cualquier equipo de transformación y de cualquier socio externo, pueda ayudar con el sí al proyecto. Hay que asegurarse de promocionar sus credenciales. Un equipo de transformación digital de primer nivel también debe enriquecerse desde el principio. Si es posible, hay que asegurarse también de la financiación para temas como las reuniones y/o actividades preliminares, de lanzamiento y para las bonificaciones, si el proyecto es exitoso.

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2. Identificar a los responsables del presupuesto: Hay varias formas en que las empresas financian proyectos, siendo importante que las personas responsables de la transformación digital identifiquen todas las posibles fuentes de obtención de recursos. Algunas empresas presupuestan los proyectos de transformación y otras no. Quienes presupuestan pueden mantener las asignaciones centralizadas, otras destinan fondos para proyectos específicos de transformación, pero los montos se distribuyen entre los presupuestos de varias unidades de negocio. Algunas organizaciones no tienen un presupuesto de transformación digital asignado, pero tienen un grupo centralizado o descentralizado con la opción de realizar erogaciones discrecionales para tal fin. Incluso las empresas con presupuestos de transformación también pueden tener apartados utilizados emergentemente y que pueden aprovecharse para impulsar proyectos digitales específicos y/o puntuales.

3. Desarrollar el caso de negocios: Este es quizás el factor de éxito más importante en una transformación digital. Antes de someter a consideración cualquier proyecto, hay que crear un caso de negocios que muestre los beneficios con métricas de éxito y mejoras en el mundo real para los clientes, ingresos, costos y gastos, rentabilidad, empleados, etc. Construir un caso de negocios exitoso puede tomar de tres a seis meses para organizaciones pequeñas y de seis a dieciocho para organizaciones más grandes. Al construir el caso, hay que definir las cifras de inversiones, gastos, retorno sobre la inversión y otras métricas estratégicas y operativas para que haya una base de comparación. Luego, hay que buscar una red amplia tanto de proveedores (internos y externos), como de prestadores de servicios (tecnológicos y no tecnológicos) para obtener así los valores aproximados para definir los presupuestos. Parte del caso de negocios también debe incluir una mirada amplia de antes y después de lo que logrará el proyecto de transformación digital.

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4. Mantenerse ágil: La formulación del presupuesto es siempre un esfuerzo de estimación. Hasta que comience el proyecto, es difícil predecir cada giro en la hoja de ruta de la transformación digital. Entonces, dependiendo del proyecto, la agilidad es importante. Los proyectos más pequeños y/o menos complejos pueden tardar solo tres meses en completarse, en cuyo caso, las predicciones presupuestarias probablemente serán más precisas. Pero los proyectos más grandes pueden requerir cierta flexibilidad en el presupuesto y en el personal a cargo.

5. Comercializar el valor del proyecto: Para que los proyectos de transformación digital tengan éxito, los profesionales del marketing son de gran ayuda haciendo correr la voz de forma creativa e informativa. No confiar solo en el área de TI como responsable de la concientización de los usuarios, empleados – clientes – dueños – de la nueva tecnología, procesos y sus efectos. La construcción de una cultura de transformación digital estimula la adopción e inspirará, especialmente a los empleados, a utilizar y mejorar las nuevas formas de trabajo introducidas por el proyecto.

6. Medir el éxito: Los datos ayudan a obtener la consolidación integral del proyecto (financiamiento, engagement, transformación, rentabilidad, etc.). Entonces, en cualquier iniciativa de transformación digital, hay que realizar un seguimiento del éxito en las métricas claves. Al comienzo de cualquier proyecto, hay que identificar las métricas y los números reales. Luego, sigue el cambio en los intervalos preestablecidos.

Algunas métricas de negocio típicas pueden incluir:

Financieras:

• Aumento de ingresos
• Disminución/optimización de costos
• Disminución/optimización
• Mejora de la rentabilidad
• Retorno sobre la inversión
• Valor presente neto
• Período de recuperación

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Clientes:

• Medición de lealtad de los clientes basados en las recomendaciones
• # de menciones en redes sociales; sentimiento en redes sociales
• Comentarios de clientes y feedback

Empleados:

• Nivel de engagement
• Colaboración
• Probabilidad de recomendar
• Volumen de negocios
• Adopción digital

Operaciones:

• Rendimiento en manufactura, servicios y/u operaciones
• Niveles de inventario just-in-time
• Eficacia de la cadena de suministro
• Tiempos de respuesta de correos electrónicos / chats / llamadas telefónicas
• Número de interacciones que resuelven el problema en el primer contacto

Seguridad y Robustez:

• Número de amenazas detectadas y resueltas
• Número de violaciones de la privacidad
• Pérdidas por fraude

Infraestructura:

• Velocidad de implementación de nuevas tecnologías
• Tiempo de actividad
• Tiempo de respuesta para resolver problemas / interrupciones

Disrupción e Innovación:

• Porcentaje de presupuesto asignado para tecnologías y servicios disruptivos
• Proporción de nuevas ideas que llegan al diseño conceptual
• Número de nuevos clientes / segmentos / sectores de nuevos productos y servicios

Otros.

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Medir los avances de un proyecto de forma continua puede ser garantía de éxito o fracaso de la transformación digital. La medición no solo garantiza que los líderes de los equipos revisen continuamente los procesos para mejorar las métricas, sino que también proporciona un historial de éxito para cada solicitud futura de recursos. Con el tiempo, será más probable que los dueños y/o primera línea ejecutiva del negocio revisen, aprueben y financien proyectos propuestos por aquellos con un historial de éxito documentado. Obviamente de planes/proyectos que incluyan prioridades que estén dentro de la estrategia corporativa/digital previamente deliberada y/o emergentes.

Fuente Consultada: Techtarget.com